Prevzali sme správu športového klubu - best practices

Na Slovensku asi nie je nijako výnimočná situácia, keď sa v športovom klube (ďalej tiež „klub”), ktorý má právnu formu občianskeho združenia, vymení fakticky skupina osôb, ktorá sa o klub stará. Či už je to z dôvodu veku, únavy, zaneprázdnenia, iných životných priorít, straty motivácie alebo je to želanie členov klubu alebo z rôznych iných dôvodov. Nezriedka sa tieto dôvody môžu aj kumulovať.

Život niekedy postaví ľudí, ktorí sa dlhoročne starali o klub, pred prekážku, ktorá ich privedie k rozhodnutiu, že sa nebudú ďalej angažovať v riadení a správe športového klubu. K „odchodu” z klubu veľmi často dochádza faktickým ukončením činnosti pre klub a opustením pozície, ktorú osoba v klube zastávala / vykonávala, bez dodržania postupu (formálnych krokov) predpokladaných platnými stanovami občianskeho združenia.

Čo klub, to iná komunita ľudí, iné problémy a iné možnosti ich riešenia.

Športový klub môže zaniknúť aj fakticky (právne subjekt existuje naďalej avšak bez vykonávania reálnej činnosti) z dôvodu, že nie je záujem o jeho činnosť zo strany jeho členov či iných ľudí, ktorí jeho činnosť využívali ako „službu”.

Veľmi časté sú však aj také prípady, keď o ďalšiu činnosť klubu záujem je, ale reálnu činnosť klubu nemá kto riadiť, klub nemá kto spravovať. V takom prípade, tí ktorí ostali v klube a chceli by, aby činnosť klubu pokračovala, hľadajú riešenie, kto a ako by sa klubu ujal fakticky i právne.

V tomto príspevku sa budeme zaoberať otázkami, ktoré si bude klásť a bude potrebovať aj zodpovedať zrejme každý športový nadšenec, ktorý sa bude chcieť pokúsiť reštartovať existujúci športový klub, ktorý z nejakého dôvodu prišiel o svoj manažment. Takýchto nadšencov, ktorí chcú vyriešiť krízu v manažovaní klubu budeme na účely tohto manuálu označovať „krízový manažment”, ktorý môže tvoriť jedna osoba alebo aj viacero osôb, ktoré sa spoločnými krokmi snažia o obnovenie riadneho riadenia a správy pôvodného športového klubu.

Znalostný prístup k vzniknutej situácii si vyžaduje tieto kroky:

Najprv si treba zmapovať a zaznamenať aktuálnu situáciu v klube, urobiť si taký malý audit.

Zistenia získané v rámci tohto auditu je potrebné zaznamenávať priebežne písomnou formou, kedy, kde, kým, od koho a čo bolo zistené alebo aká listina, dokument bol prijatý, prevzatý a pod.

Situácia je podstatne jednoduchšia, ak existuje niekto z pôvodného/odchádzajúceho manažmentu klubu, kto je ochotný a vie poskytnúť „krízovému manažmentu” dôležité informácie a významné dokumenty združenia ako sú napr. stanovy a iné predpisy klubu, zmluvy, zápisnice a iné. Je potrebné to využiť v maximálne možnej miere a urobiť zápis o získaných informáciách a prevzatých dokumentoch.

Rovnako, ak existuje počítač, ktorý sa používal na vybavovanie agendy klubu, ten je potrebné pokúsiť sa získať pre klub na ďalšie používanie (hoci aj odkúpiť za zostatkovú hodnotu alebo dohodnutú cenu) alebo si aspoň skopírovať priečinky a súbory, v ktorých sú informácie a dokumenty súvisiace s riadením a správou klubu v minulosti.

Rovnako, ak existuje e-mailová adresa, ktorá bola používaná na komunikáciu klubu, je potrebné získať k nej prístup a urobiť si prehľad komunikácií za minulé obdobie, kde môžu byť dôležité informácie týkajúce sa chodu klubu a jeho športových, právnych a ekonomických vzťahov.

Vzor Auditu

Audit je možné rozdeliť do niekoľkých vecných oblastí:

1. Inštitucionálna a právna oblasť zistiť právnu formu športového klubu na základe IČO (z faktúry, informačného systému športu a pod.) ak ide o občianske združenie, zistiť všetky údaje z portálu Evidencie občianskych združení MV SR zistiť aktuálne stanovy klubu (O.Z. = občianskeho združenia ). Zaručeným spôsobom je vyžiadať si aktuálne znenie stanov O.Z. priamo od MV SR za poplatok 13€. Viac info na stránke MV SR v sekcii občianskych združení zistiť či sú k dispozícii zápisnice zo zasadnutí klubu a smernice upravujúce fungovanie klubu, odkiaľ sa dajú získať ďalšie dôležité informácie o aktuálnom fungovaní klubu zistiť kto a akým spôsobom je oprávnený konať v mene klubu, kto je posledným oprávneným konateľom a aktuálny stav jeho funkcie (pozrieť v aktuálnych stanovách a v zápisniciach zo zasadnutia orgánu, ktorý bol oprávnený určiť štatutárny orgán, ak sú zápisnice k dispozícii) zistiť štruktúru orgánov klubu a jej členov. (pozrieť v stanovách a v zápisniciach zo zasadnutia orgánu, ktorý je oprávnený voliť alebo inak ustanoviť členov orgánov).... zistiť zoznam ostatných osôb, ktoré majú príslušnosť ku klubu, predovšetkým však členov O.Z., resp. najmä osôb, ktoré sú oprávnené sa zúčastniť zasadnutia najvyššieho orgánu združenia (môže mať označenie členská schôdza, konferencia, valné zhromaždenie a pod.) prostredníctvom ktorého rozhodnutí znova prijmete zásadné rozhodnutia o novom smerovaní alebo aj len o pokračovaní činnosti združenia. Medzi tie najzásadnejšie budú patriť rozhodnutia o obsadení / voľbe členov orgánov združenia pre ďalšie plnohodnotné fungovanie združenia. zistiť všetky existujúce zmluvné vzťahy klubu zmluvy o dotáciách (štátnych)
https://www.crz.gov.sk/ (do časti formulára pre “dodávateľa” je potrebné zadať IČO klubu) zmluvy s NŠZ o poskytnutí podielu z príspevku uznanému športu alebo iné
(tieto zmluvy nie sú verejne dostupná a závisí od praxe v jednotlivých NŠZ, akým spôsobom zverejňujú informácie o výške prostriedkov jednotlivým klubom.
Odporúčame kontaktovať priamo príslušný/é NŠZ a zistiť, aké zmluvy má klub s NŠZ uzavreté. Pri zmene štatutára klubu by túto zmenu mal klub nahlásiť NŠZ, ktorého je členom a môže sa zároveň informovať o existujúcich zmluvných vzťahoch klubu s NŠZ.) sponzorské zmluvy
(mali by byť zverejnené na webovskej stránke klubu alebo príslušného národného športového zväzu pre šport, ktorý sa v klube vykonáva) pracovné zmluvy s hráčmi, trénermi, hospodárom, dobrovoľníkmi, …
(vyplynie z účtovníctva, mal by o tom mal vedomosť posledný štatutár alebo je možné urobiť dopyt do Sociálnej poisťovne, či klub hradil za niekoho odvody a potom sa zistených osôb opýtať či majú zmluvu, urobiť kópiu a dohodnúť sa na vysporiadaní existujúceho zmluvného vzťahu, záväzkov z neho vyplývajúcich a na forme a podmienkach prípadnej ďalšej spolupráci) majetkovo právne zmluvy (prenájom hracej plochy, štadióna, ostatných objektov
(je potrebné zistiť vlastníka/ov pozemkov, na ktorých stojí športová infraštruktúra a či existuje nejaký nájomný vzťah)
- je možné využiť stránku http://www.katasterportal.sk/kapor/, respektíve katastrálnu mapu (funguje iba v prehliadači Internet Explorer), kde je možné identifikovať čísla parciel, na ktorých stojí športová infraštruktúra, ...